Si estas sobrecargado de tareas y ves como una docena de “deadlines” se acercan peligrosamente… o peor, si ya ha llegado alguna que no viste y tienes esa sensación de peligro a la altura de la nuez ;) hay un sistema de organización sencillo y eficiente que puede ayudarte, se llama GTD.

El GTD es casi una filosofía de vida para mucha gente, y puede tardar horas en aprenderse y días en utilizarse bien. No obstante, voy a intentar extraer su “esencia” y concentrarla en un artículo de 5 minutos, pues con la simple aplicación de 2  sencillas normas podemos obtener resultados muy positivos. Estas son:

Paso 1, crea 4 carpetas:

• Inbox → Donde almacenarás TODO lo que te llegue o se te ocurra en el momento.
• Próximo → Las tareas pendientes de realizar a corto plazo.
• En Espera → Lo que has delegado o dependa de terceros para su finalización.
• Proyecto → Todo aquello que quieras hacer a medio o largo plazo.

Estas carpetas pueden crearse en tu escritorio, buzón de mail, programas específicos para la mejora de la productividad como Things o Evernote, o en una corchera con Post-It. (Esto ultimo puede parecer poco productivo pero si eres de memoria “visual” es un complemento perfecto para tener de una ojeada lo más importante).

.

Paso 2, adminístralas:

• Siempre que se te asigne una tarea, descubras algo de interés, o se te ocurra una idea, no lo dés más vueltas y guardalo en tu Inbox.
• Una, 2 o varias veces al día dependiendo de tí, procesa el Inbox y traslada su contenido a Próximo, En Espera o Proyecto.
• No tengas miedo de descartar o almacenar aquello del Inbox que no vaya a generar tarea o sean solo datos, confirmaciones, etc…
• Del mismo modo, en el momento, reubica las tareas de las carpetas según hayan cambiado los acontecimientos: proyectos que se adelantan, trabajos que finalizan, etc…
• Y ya puedes trabajar centrandote en lo Próximo, sin miedo a que se te haya escapado algo, y teniendo controlado:

Lo próximo,
lo pendiente por parte de otros y,
lo que quieres hacer a largo plazo.